Автоматическое заполнение путевых листов

Автоматическое заполнение путевых листов

Автоматическое заполнение путевых листов

Путевой лист – один из главных документов любой компании, использующей в повседневной работе собственные или наёмные транспортные средства. Он оформляется на каждый рейс и ТС и содержит в себе следующую информацию: ФИО водителя, пройденное расстояние, показания одометра, маршрут движения, время начала/окончания работы, движение топлива (остаток, выдано, израсходовано). От корректности заполнения этих данных зависит: правильно ли будет начислена заработная плата водителя, верно ли будет произведен расчет списания топлива, правильно ли будет подсчитана амортизация транспортного средства.
 
В большинстве компаний, заполнение и обработка путевых листов являются рутинными процессами, на которые ежедневно тратится масса времени. Кроме этого, случаются и ошибки в учете, ведь информация, чаще всего, находится в разрозненной форме: что-то на бумаге, что-то у бухгалтерии в ERP программе, что-то вносится в телефонном режиме… Поэтому, оплошности бывают самые разные, например: данные документа могут быть неверно прочитаны: из-за опечатки или неразборчивого почерка оператора, а водитель (случайно или не очень), может заполнить форму путевого листа задним числом или указать в нем недостоверные сведения о расходе топлива и пробеге.  В итоге, сотрудникам приходится постоянно сверять и перепроверять данные.
 
Как результат, и без того кропотливая рутинная работа сотрудников отвечающих за заполнение путевых листов, становится еще более сложной. Все это негативно сказывается на продолжительности процесса обработки и корректности данных.
Поэтому, современные предприятия меняют подход в данном направлении и автоматизируют процесс заполнения путевых листов.
 
Для того, чтобы сократить время на обработку путевых, минимизировать человеческий фактор, и предельно точно определять затраты на доставку продукции, мы реализуем интеграцию системы телематики UMT и учетной системы 1С.
 
Для решения этой задачи, данные о ТС, которые отображаются в системе UMT, синxронизируются с учетной системой и, как результат, клиент в своей 1С видит структурировано заполненный путевой лист с информацией:
  • О водителе и автомобиле
  • О дате и времени выполнения маршрута
  • Об актуальном пробеге 
  • И о данных по ГСМ: изначальная заправка и фактический расход

Данные с системы мониторинга, которые автоматически заполняются в путевом листе 

Хоть и на самом деле выглядит все максимально просто, но благодаря подобной интеграции сокращается огромная часть ручной работы.

 

 
Все: из ручной работы остается только выбрать транспортное средство/водителя в 1С.  
 
 Также, автоматически в 1С: 
  • начисляется амортизация ТС и рассчитывается зарплата водителям (исходя из данных о пробеге и моточасам) 
  • производится списание ГСМ (на основании данных о расходе)
  • начисляется амортизация ТС и списывается топливо, при работе со спецтехникой (на основании данных о моточасах)   
Все вышеуказанные данные Вы можете отследить в одном окне программы. Больше не будет путаницы и лишних вопросов: где данные по маршрутам Иванова?  Почему на ISUZU NQR было списано на 50 литров больше топлива, чем в прошлом месяце? Какая амортизация бульдозера?
Все видно в 2 клика, точно и «по полочкам».
 
Поэтому, если вопрос автоматизации заполнения путевых листов для Вас актуален, обращайтесь к специалистам UMT sales@umt.ua и мы вместе выведем Вашу логистику на новый уровень!
 
 
 
 
Поделится новостью: