Модель внедрения системы управления автопарком UMT

Модель внедрения системы управления автопарком UMT

Модель внедрения системы управления автопарком UMT

Мы всегда говорим, что работаем только с компаниями, которые ориентируются на результат и для которых телематика - это не просто слежение и контроли своего транспорта. Именно такие предприятия в период кризиса проявляют себя абсолютно иным образом, они не ищут пути, как уменьшить риски, не “замирают в ожидании, когда все наладится”, а решительно действуют: меняют подходы в работе, автоматизируют процессы, внедряют инновации. В общем, делают все для того, чтобы не просто остаться на плаву, а стать лучше и быть лидерами своей отрасли. Работая с такими компаниями, мы сформулировали нашу комплексную модель внедрения системы управления автопарком, в которой придерживаемся логичной последовательности: 

На примере одного из недавних проектов, мы хотим продемонстрировать основные принципы данной модели:
 
1. ДИАГНОСТИКА И АУДИТ БИЗНЕС - ПРОЦЕССОВ
Сотрудничество с клиентом, мы начинаем с диагностики и аудита бизнес процессов компании. Данный этап - это фундамент проекта по внедрению телематики, ведь без тщательного изучения текущего положения дел невозможно полноценно определить:
  • Какие реальные цели внедрения системы?
  • Откуда брать потенциалы для роста финансовой и операционной эффективности в работе транспортной логистики?
  • Как связать стратегию развития компании с цифровизацией автопарка?
  • Какие бизнес – процессы нужно изменить для достижения желаемых целей?
  • Какие процессы необходимо автоматизировать и как? 
  • Какие IT-решения и функционал нужен сегодня, в будущем и как это будет использоваться персоналом?
  • Как должна работать единая IT-экосистема управления парком техники? Какие необходимы интеграции?
По итогам диагностики мы определяем основные направления процессов, связанные с работой транспорта, которые требуют улучшений, детально фиксируем проблемные точки, определяем четко техническое задание и рассчитываем экономический эффект от внедрения системы. Например прорабатываются такие направления:
  • Организация контроля всей цепочки движения топлива на предприятии
  • Автоматизация учета и планирование технического обслуживания техники
  • Контроль своевременности доставки и соблюдения маршрутов
  • Разработка системы мотивации и оплаты труда сотрудников
  • Контроль соблюдения температурных режимов во время транспортировки
  • Обеспечение сохранности груза  
2. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ИЗМЕНЕНИЙ
На основании проведенной диагностики разрабатывается проект изменений в компании. Мы часто говорим, что внедрение транспортной телематики не может ограничиваться закупкой датчиков или настройкой функционала программного обеспечения. Система дает некие данные, отчеты и цифры, но вся соль в том, КАК вы эти цифры будете использовать в своем бизнесе. Именно поэтому, мы подходим к внедрению системы UMT, как к проекту цифровой трансформации бизнеса нашего заказчика, но это не про цифры и технологии. Это про смыслы, про изменения подходов и людей. Про принятие решений и беспрерывное улучшение на основании цифр.
Проект внедрения системы управления автопарком UMT включает следующие блоки:
  • Описание четких целей и критериев оценки успешности проекта. Формирование проектной команды
  • Изменение устаревших бизнес-процессов по контролю и управлению персоналом, который эксплуатирует транспорт (ездят не машины, ездят люди)
  • Изменение устаревшей системы мотивации и KPI задействованного персонала
  • Функционал необходимых отделов или сотрудников
  • Необходимое телематическое оборудование и схемы монтажа под каждый тип транспортного средства или стационарных объектов
  • Описание необходимого функционала системы UMT для каждой группы персонала, включая: отчеты, уведомления, внесения данных, настройку архитектуры и разделение прав пользователей. 
  • Техническое задание по интеграции системы UMT с другими IT-системами предприятия, например такими как: 1С, TMS, BI платформы и др.
  • Инструкции и программа обучения по эффективному использованию системы для пользователей
  • Дорожная карта проекта
3. ПОСТАВКА И МОНТАЖ ОБОРУДОВАНИЯ
Далее, аппаратная часть. Исходя из задач проекта и технических характеристик транспортных средств + стационарных объектов (это могут быть ведомственные АЗС, пропускные пункты, весовые, дизель - генераторы, склады и т.д.), мы подбираем необходимое телематическое оборудование. По сути, это и есть интернет вещей (IoT), о котором так модно сейчас говорить. С помощью датчиков и интернета мы подключаем транспорт в IT-экосистему предприятия и оцифровываем ряд физических процессов в работе автопарка и персонала. Для наглядности, приведем в пример тот же проект:
  • На 45 единиц техники мы установили различное специализированное телематическое оборудование, которое позволяет передавать массу полезной информации о работе данной техники.
  • На личные легковые автомобили сотрудников, которые используются по работе,  установили мобильные GPS терминалы Smartbox 3.0 с кнопкой и питанием от “прикуривателя автомобиля”. Данные терминалы позволяют разделять личный и рабочий пробег, фиксировать начало и конец рабочего времени, будь то командировка или сверхурочная работа.
  • На грузовой транспорт, были установлены GPS терминалы Smartbox 5.01 и Smartbox 4.02, также, на часть техники мы смонтировали датчики уровня топлива и температурные датчики внутри рефрижераторных фургонов.
4. ВНЕДРЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ
После подключения необходимого оборудования, к работе приступают наши специалисты по внедрению. Основываясь, прежде всего, на анализе бизнес процессов и задачах клиента, они формируют необходимую IT-экосистему в связке с изменениями в методах контроля и управления автопарком. Проще говоря, на данном этапе, мы совместно с заказчиком меняем бизнес - процессы, которые требовали улучшений, и под эти изменения накладываем использование цифры, получаемой от телематического оборудования. Таким образом, мы “выжимаем” для заказчика максимум пользы от использования системы. На этом этапе делаются настройки системы UMT, специализированные разработки и интеграции, проводится обучение персонала и конечно, приходится противодействовать саботажу. При всей схожести у многих бизнесов проблематики и задач, работы, как правило, очень индивидуальны. Опять же, в нашем крайнем проекте, внедрение состояло из таких этапов:
  • Была проведена профессиональная настройка системы телематики с учетом специализированных отчетов и специфики работы предприятия.
  • Организован контроль топлива: онлайн и архивный учет заправок, расхода и остатков ГСМ.   
  • Подключен модуль технического обслуживания: учет затрат на обслуживание и планирование ТО в одной программе.
  • Реализована возможность контроля  графика посещения торговых точек как для грузовых автомобилей доставки, так и для торговых представителей 
  • Разработана система мотивации, с учетом выполнения КРI для сотрудников предприятия: водители, механики, логисты и диспетчера.
  • Реализована интеграция с учетной системой 1С для автоматического заполнения путевых листов.
  • Выполнена подготовка к запуску следующего этапа проекта по автоматической маршрутизации.
  • По окончанию внедрения, персонал компании проходит обучение по эффективному использованию системы UMT. 
5. СОПРОВОЖДЕНИЕ
После выполнения основной фазы работ по внедрению мы не оставляем клиента наедине. Система транспортной телематики как живой организм, который требует постоянного ухода, поддержания и развития, иначе она тихо и незаметно “умрет”. Любые вопросы связанные с установленным оборудованием, настройками системы, IT доработками решаются в рамках дальнейшего обслуживания заказчика. Также, за клиентом закрепляется персональный менеджер технического сопровождения.
 
Вот все вроде бы просто и логично, но в действительности, пока так готовы работать далеко не все компании в Украине, которые запускают систему мониторинга автопарка. Многие упускают основы и приступают сразу же к технической части, часто ею и ограничиваясь. Но результат зависит не только от установки датчиков, это всего лишь инструмент оцифровки. Качество и комплекс работ по внедрению и сопровождению является ключевым фактором успеха проекта запуска транспортной телематики. В любом случае, если цель получить конкретные результаты в деньгах, а не просто потратить деньги на инновационные железки или красивый софт, кто то должен делать эту работу. И по сути, каждый заказчик собственным выбором и собственными подходами сам определяет какой размер экономических эффектов от внедрения системы он получит.
 
Что касается нас, мы не отгружатели датчиков и не продавцы доступов к программе GPS мониторинга, а работаем с заказчиками на результат. Комплексно, поэтапно, долго и методично. Так сложнее, но мы уже не раз убеждались, только благодаря такому подходу к внедрению системы транспортной телематики, заказчик может получить максимальные финансовые эффекты = максимальную экономию и максимальный рост производительности. Которые, к слову, так сильно сейчас нужны каждому предприятию, использующее собственный или наемный парк техники.
 
Игорь Бойко, коммерческий директор UMT
 
Поделится новостью: